ARKOPA AHŞAP PANEL SAN. A.Ş.
SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK YÖNETİMİ
DIŞ PAYDAŞ ŞİKAYET VE ETİK BİLDİRİM PROSEDÜRÜ
1. AMAÇ VE KAPSAM
1.1. Amaç
Bu prosedürün amacı, ARKOPA Ahşap Panel San. A.Ş. faaliyetleri kapsamında sürdürülebilirlik ilkelerine, etik kurallara, yürürlükteki mevzuata ve şirket politika/prosedürlerine aykırılık teşkil edebilecek durumların veya şirketin çevresel/sosyal etkilerine dair şikayetlerin; şirket dışı tüm paydaşlar tarafından güvenli, gizli, tarafsız, şeffaf ve etkin bir şekilde bildirilmesi, kayıt altına alınması, değerlendirilmesi, kök neden analizi yapılarak kalıcı düzeltici eylemlerle sonuçlandırılmasına ilişkin yöntem ve sorumlulukları düzenlemektir.
1.2. Kapsam (Dış Paydaşlar)
Bu prosedür; ARKOPA Ahşap Panel ile doğrudan veya dolaylı iş ilişkisi bulunan ya da şirketin operasyonel faaliyetlerinden etkilenen aşağıdaki tüm dış paydaşları kapsar:
• Yerel Halk, Komşu Topluluklar ve Yerel Yönetimler
• Müşteriler, Tüketiciler ve İş Ortakları
• Tedarikçiler, Yükleniciler, Taşeronlar ve Danışmanlar
• Sivil Toplum Kuruluşları (STK) ve Meslek Odaları
• Diğer tüm gerçek ve tüzel kişiler
2. ETİK İLKELER VE İHLAL KATEGORİLERİ
ARKOPA Ahşap Panel, tüm faaliyetlerinde dürüstlük, şeffaflık, hesap verebilirlik, adalet, çevreye saygı, gizlilik ve yasalara uyum ilkelerini esas alır. Aşağıda belirtilen hususlar ile sınırlı olmamak kaydıyla, tüm sürdürülebilirlik ve etik değer ihlalleri prosedür kapsamında ele alınır:
2.1. Mali ve Yolsuzlukla İlgili İhlaller
• Rüşvet verilmesi, alınması veya aracılık edilmesi.
• Yolsuzluk, zimmet, dolandırıcılık veya haksız kazanç sağlanması.
• Sahte belge düzenlenmesi, finansal kayıt ve raporların gerçeğe aykırı tutulması.
2.2. Çevresel, Sosyal ve Sürdürülebilirlik İhlalleri
• Çevre mevzuatına ve standartlarına aykırılık (toz, gürültü, koku, emisyon, kimyasal ve endüstriyel atık ihlalleri vb.).
• Şirket operasyonlarının yerel halk ve komşu topluluklar üzerinde yarattığı olumsuz sosyal etkiler.
• Tedarik zinciri süreçlerinde sürdürülebilirlik kriterlerine ve kurumsal sosyal sorumluluk ilkelerine aykırı uygulamalar.
2.3. Çalışma Hayatı ve İnsan Hakları İhlalleri
• Ayrımcılık, taciz, mobbing, psikolojik baskılar ve insana yakışır iş ilkelerinin ihlali.
• İş sağlığı ve güvenliği (İSG) kurallarının ihlali, risk teşkil eden emniyetsiz uygulamalar.
• Tedarikçiler ve taşeronlar dahil olmak üzere çocuk işçiliği, zorla çalıştırma veya insan haklarına aykırı her türlü faaliyet.
2.4. Çıkar Çatışması, Bilgi Güvenliği ve Suistimal
• Kişisel veya kurumsal menfaat çatışmaları, yetki ve görevin kötüye kullanılması.
• Ticari sırların, müşteri bilgilerinin veya kurumsal gizli verilerin izinsiz paylaşılması.
• Kişisel verilerin (KVKK) hukuka aykırı işlenmesi veya ifşası.
Önemli Not: Bilerek yalan, eksik, asılsız veya kötü niyetli bildirimde bulunulması da prosedür kapsamında ihlal ve etik dışı davranış olarak kabul edilir.
3. GÖREV VE SORUMLULUKLAR
3.1. Şikayet Yönetim Temsilcisi (ŞYT)
• Tüm dış kanallardan gelen şikayet ve etik ihbarları merkezi sisteme tarafsız şekilde kaydetmek, ilk sınıflandırmayı yapmak.
• İş hayatı, insan hakları, mobbing veya idari suistimal içeren şikayetlerin koordinasyonunu üstlenmek; bildirimleri haftalık periyotlarla Etik Kurul’a raporlamak.
• Süreçlerin genel idari takibini yürütmek ve arşivleme süreçlerini yönetmek.
3.2. Etik Kurul
• Kendisine iletilen sürdürülebilirlik dışı uygulamaları, mevzuat aykırılıklarını ve etik ihbarları en üst seviyede, tarafsızlık ve gizlilik ilkeleri çerçevesinde incelemek.
• Gerekli durumlarda detaylı iç soruşturma veya bağımsız denetim başlatmak; ilgili birimlerden resmi bilgi/belge talep etmek.
• Stratejik nitelikteki düzeltici aksiyonları belirlemek, nihai karar mekanizmasını işletmek.
4. BİLDİRİM KANALLARI
Dış paydaşlar, şikayet ve etik ihbarlarını aşağıdaki kanallar aracılığıyla doğrudan ARKOPA’ya iletebilirler:
• Kurumsal Web Sitesi Entegre Başvuru Formu: https://arkopa.com.tr/dilek-sikayet-formu/
• Etik İhlaller, Mevzuat Aykırılıkları ve Suistimaller için: etik_komitesi@arkopa.com.tr
5. ŞİKAYET VE ETİK BİLDİRİM YÖNETİM SÜRECİ
Tüm dış başvurular, içerik veya kanal ayrımı yapılmaksızın ŞYT ve İK tarafından merkezi sisteme işlenir. Başvurunun alındığına dair paydaşa 48 saat içinde benzersiz bir takip numarası iletilir.
İlgili uzmanlar saha denetimleri, kamera kayıtları, teknik ölçümler (gürültü/toz vb.) veya personel ifadeleri yoluyla soruşturmayı derinleştirir. İnceleme esnasında gerekirse bağımsız dış uzmanlardan veya akredite laboratuvar analizlerinden faydalanılabilir.
İlk değerlendirme raporu ve planlanan aksiyon adımları, şikayetin alınmasını takip eden en geç 7 iş günü içerisinde ilgili dış paydaş ile resmi olarak paylaşılır.
Haklı bulunan tüm başvurular için Düzeltici ve Önleyici Faaliyet (DÖF) formu açılır. Benzer sorunların tekrarlanmaması adına sistemsel (teknolojik filtre yatırımları, tedarikçi sözleşme revizyonları, İSG önlemleri vb.) aksiyonlar hayata geçirilir.
Uygulanan düzeltici eylemin başarısı yerinde doğrulandıktan ve başvuru sahibi dış paydaş ile mutabakat sağlandıktan sonra dosya ‘Kapatıldı’ statüsüne alınır. Süreç, mücbir sebepler dışında 30 takvim gününü aşamaz.
6. GİZLİLİK, TARAFSIZLIK VE MİSİLLEME YASAĞI
• Bildirimde bulunan kişi veya kurumların kimlik bilgileri kesinlikle gizli tutulur. Erişim yetkisi sadece Etik Kurul ile sınırlıdır.
• Dış paydaşların tamamen anonim (isim belirtmeden) başvuru yapma hakkı korunur. Anonim başvurularda geri bildirim adımı işletilemez ancak inceleme aynı titizlikle yapılır.
• ARKOPA bünyesinde haklı şikayet veya etik bildirimde bulunan dış paydaşlara karşı herhangi bir misilleme, baskı, ticari ambargo veya ayrımcı uygulamaya kesinlikle izin verilmez; aksini yapan personel hakkında cezai ve hukuki süreç başlatılır.
7. YÜRÜRLÜK VE REVİZYON
Bu entegre prosedür yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. Yılda en az bir kez Etik komitesi ve etik kurul tarafından gözden geçirilerek güncellenir.